​ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHÚ THUẬN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: / KH-UBND Phú Thuận, ngày tháng 3 năm 2022 KẾ HOẠCH Công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 Thực hiện Kế hoạch số 627/KH-UBND ngày 16 tháng 3 năm 2022 của Ủy ban nhân dân huyện Bình Đại về công tác văn thư, lưu trữ năm 2022; Ủy ban nhân dân xã xây dựng kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 với những nội dung cụ thể như sau: I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU - Tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước, tổ chức thực hiện về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền cấp xã nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới. - Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu và công chức, viên chức trong việc lập, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, góp phần quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị. - Từng bước hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT – Ioffice đảm bảo quy định của pháp luật trong soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản điện tử, tạo lập và quản lý hồ sơ điện tử trong môi trường mạng. II. NỘI DUNG 1. Công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin vào và các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và các văn bản quy định, hướng dẫn có liên quan về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức tại cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý. b) Công tác tổ chức nhân sự - Ủy ban nhân dân xã bố trí cán bộ là công tác văn thư, lưu trữ kiêm thủ quỹ; nhân sự bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo yêu cầu theo quy định hiện hành. - Cử cán bộ văn thư, lưu trữ tham dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ. 2 c) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ Ban hành Danh mục hồ sơ năm 2022 của cơ quan, phục vụ cho việc lập văn bản bằng giấy và cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPTIOFFICE. d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ Thường xuyên tự kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị. Nội dung kiểm tra tập trung vào các vấn đề sau: - Việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư: + Quy định soạn thảo, ban hành quản lý văn bản đi và giải quyết, quản lý văn bản đến; + Tổ chức lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo danh mục hồ sơ hiện hành; + Việc quản lý và sử dụng các loại con dấu trong cơ quan - Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: + Nộp lưu tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan; tài liệu quá hạn, đến hạn vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; + Tổ chức chỉnh lý, giải quyết tài liệu tích đống của các ban, ngành theo quy định; + Trình tự, thủ tục xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu của các ban, ngành theo quy định; + Đầu tư trang thiết bị: giá kệ, cặp hộp, bìa hồ sơ đựng tài liệu lưu trữ. + Thực hiện chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu tài liệu lưu trữ đột xuất, định kỳ theo quy định. - Cán bộ văn thư tham mưu Ủy ban nhân dân xã thực hiện thống nhất các nội dung quản lý về công tác văn thư, lưu trữ. - Thực hiện tốt việc quản lý văn bản đến và đi trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản VNPT-IOFFICE. - Thực hiện nghiêm các chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ. 2. Quản lý tài liệu - Đăng ký, lưu văn bản đi bằng giấy và văn bản điện tử đúng theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; đồng thời đảm bảo từ 100% trở lên văn bản đi (văn bản điện tử) được phát hành đến các cơ quan hành chính trong hệ thống quản lý văn bản điều hành VNPT-IOFFICE. 3 - Tổ chức tiêu hủy tài liệu các loại, chủ động giải quyết tài liệu tích đống theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017. 3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ - Tiếp tục hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-Ioffice nhằm đảm bảo quy định của pháp luật hiện hành. - Cải tiến quy trình văn thư, lưu trữ của cơ quan theo quy định của pháp luật khi áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ. 4. Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Bố trí kinh phí chi thường xuyên đảm bảo việc mua sắm kệ, bìa hồ sơ… và chỉnh lý tài liệu tại cơ quan theo Điều 39 Luật lưu trữ năm 2011. III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Công chức Văn phòng – Thống kê - Tham mưu Ủy ban nhân dân xã chủ trì, phối hợp các cán bộ, công chức có liên quan tổ chức triển khai và theo dõi thực hiện kế hoạch này. - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo kế hoạch. 2. Cán bộ công chức thuộc Ủy ban nhân dân Thực hiện việc lập hồ sơ công việc của ngành mình phụ trách gửi cho công chức Văn phòng – Thống kê thực hiện việc giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ. 3. Công chức Tài chính – Kế toán Bố trí kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành. Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022, Ủy ban nhân dân xã đề nghị cán bộ, công chức trong đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện./. Nơi nhận: - UBND huyện (Phòng Nội vụ); - TTĐU; TT.HĐND xã; - CB, CC thuộc UBND xã - Lưu:VT. KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Tạ Kim Thượng​